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用人单位出具离职证明需依法合规
2019年11月17日 法妞问答律师

北京市西城区人民法院曾在2016年4月发布“深化劳动者权益保护”典型案例,其中案例七就“不出具离职证明”的法律风险,向用人单位进行了重点提示。2019年11月5日,北京市人力资源和社会保障局在今年“劳动人事争议仲裁十大典型案例”之七中,继续对用人单位出具离职证明提出了合规性的要求。


案例介绍


姜某于2016年4月1日入职某房地产经纪公司。2018年6月受市场不景气等因素影响,房地产经纪公司决定关闭部分门店,姜某所在门店是其中之一。当月,房地产经纪公司两次向姜某发出《调整工作地点通知书》。姜某收到第二份《调整工作地点通知书》后在落款处签署“本人要求单位单方解除并支付经济补偿金”,并拒绝到该门店工作。房地产经纪公司以姜某拒绝合理工作安排为由,向其发出两份《警告函》,后又发出《解除劳动合同通知书》。解除当日,房地产经纪公司向姜某出具的《离职证明》中载明,双方解除劳动合同的原因系姜某严重违反公司规章制度。姜某认为房地产经纪公司属于违法解除,要求支付赔偿金,并不同意《离职证明》中写明离职原因,要求重新出具《离职证明》。仲裁委审理后认为,房地产经纪公司依据《员工手册》的相关规定与其解除劳动合同合法,故对姜某要求支付违法解除劳动合同赔偿金的请求不予支持。但是房地产经纪公司在《离职证明》中写明离职原因无相关依据,故对姜某要求重新出具《离职证明》的请求予以支持。


合规建议


由此可见,即使用人单位解除、终止劳动合同的行为是合法的,如果劳动者不同意,用人单位也不得将解除理由写入离职证明中。就此,我们以近年来全国司法裁判结果为目标,在威科先行法律信息库网站进行了所涉判例检索和研究,以案入手,向用人单位提供以下合规建议:


一、用人单位应当且及时出具离职证明


对于劳动者而言,离职证明不仅是此前一段工作经历的总结,也是开始下一段职场旅程的车票,还可能是劳动者享受失业保险待遇的凭证。

根据《劳动合同法》第50条规定,在劳动合同解除或终止时,为劳动者出具解除或者终止劳动合同的证明,是用人单位的法定义务。这里的解除或终止劳动合同证明就是大家通常所说的离职证明。无论用人单位与劳动者就离职是否存在争议、存在何种争议、争议解决进度及结果如何,用人单位都应当在双方解除或终止劳动关系时就为劳动者出具离职证明。



二、

离职证明不是“差评单”,内容应当符合法律规定


根据《劳动合同法实施条例》第24条规定,离职证明应包括的法定内容有:①劳动合同期限;②解除或者终止劳动合同的日期;③工作岗位;④在本单位的工作年限。法律许可离职证明中载明的内容并不包括解除劳动合同的原因或劳动者工作能力等情况的描述。

但是,根据《失业保险条例》及《失业保险金申领发放办法》相关规定,失业人员领取失业保险金的,需具备“非因本人意愿中断就业”条件。实践中,确实存在劳动者主动要求写明离职原因的情况。根据《劳动部关于实行劳动合同制度若干问题的通知》第15条第2款的规定,若劳动者主动要求用人单位写明离职原因的,用人单位应当依据劳动者申请,在离职证明中客观说明解除劳动合同的原因,以便劳动者自主选择再次就业或享受失业保险待遇。需要注意的是,“在离职证明中客观说明解除劳动合同的原因”目的是为了协助劳动者办理失业登记、求职登记,所以按目的解释,用人单位在说明解除劳动合同原因时,说明的内容应当限定在办理失业登记、求职登记需要的信息范围内,体现是否因劳动者本人意愿中断就业,只需说明是否劳动者主动辞职、被动辞职、双方协商解除、用人单位解除/终止劳动合同,至于解除劳动合同的具体理由、事实等不利于劳动者再就业或与办理失业登记无关的内容,则不应当详细记载。用人单位不能将离职证明变为对劳动者的评价结论。



三、用人单位未依法出具离职证明应承担的法律责任


1.   根据劳动者要求,用人单位需重新出具离职证明

非因劳动者要求,用人单位在离职证明作出不利于劳动者相关事项的说明,劳动者要求重新出具的,裁判机构一般会予以支持。在赵某与某网络公司劳动争议案中[(2014)三中民终字第14076号],公司为赵某出具《离职证明》的内容为“2012年终绩效考核结果为‘不合格’,不能胜任工作,公司对其进行调岗,调岗后负责人认为其仍不能胜任工作。”法院经审理认为,公司已经出具的离职证明,不符合有关法律规定,赵某要求重新出具解除劳动关系证明的请求,于法有据。最终法院判令公司自判决生效之日起10日内为赵某重新出具解除劳动关系证明。


2.   赔偿劳动者失业保险待遇损失

用人单位未依法出具离职证明,若导致劳动者无法申领失业保险待遇的,劳动者主张赔偿所涉失业保险损失的,裁判机构一般会予以支持,并酌定赔偿数额。在兰某与某证券公司劳动争议案中[(2018)京02民终11066号],公司出具的《解除劳动合同确认书》或《终止(解除)劳动合同确认书》与劳动合同法规定的离职证明必备内容不符,存在过错,兰某不予领取存在合理理由。本案中兰某事实上符合申领失业保险金情形,但公司向其出具的《解除劳动合同确认书》或《终止(解除)劳动合同确认书》中均记载兰某系个人原因解除劳动合同,造成兰某无法申领一次性失业保险金,故公司应承担相应的责任。最终法院判令公司赔偿兰某因未出具离职证明造成无法领取失业保险金损失二万余元。


3.   赔偿劳动者工资、律师费用等经济损失

用人单位未依法出具离职证明,若导致劳动者确实丧失了新的工作机会,劳动者主张赔偿所涉经济损失的,裁判机构一般会予以支持,并参考劳动者被拒录用通知、预期工资收益等情况,酌定赔偿数额。在朱某与某网络公司劳动争议案中[(2019)粤03民终6975号],朱某已明确要求公司出具离职证明,但公司怠于履行。经法院向朱某拟入职单位调查取证,该单位确实向朱某发出过《录取通知书》,但因朱某无法提供离职证明,为规避录用在职人员法律风险,该单位向朱某发出了《录取通知书的作废说明》;法院据此确认朱某因公司未出具离职证明而失去年薪50万元工作岗位这一事实。最终法院判令公司需按年薪50万元基数,向朱某赔偿一个月工资损失4.2万元。

同时,因本案发生在深圳地区,根据《深圳经济特区和谐劳动关系促进条例》相关规定,对于劳动争议仲裁和诉讼案件,劳动者胜诉的,劳动者支付的律师代理费用,可以要求由用人单位承担,最高不超过5000元。因此在本案中,法院根据朱某的胜诉比例,同时判令公司向朱某支付律师费1312.5元。


4.   可能引发名誉权侵权纠纷

劳动关系存续期间,用人单位对劳动者享有用工管理权。根据《最高人民法院关于审理名誉权案件若干问题的解释》相关规定,国家机关、社会团体、企事业单位等部门对其管理的人员作出的结论或者处理决定,当事人以其侵害名誉权向人民法院提起诉讼的,人民法院不予受理。

但若公司对劳动者所作评价存在不实、歪曲、丑化的情形,且通过公开方式向社会不特定第三方散布的,公司可能需承担名誉权侵权责任。在张某与某保险经纪公司名誉权纠纷案中[(2014)三中民终字第14114号],公司与张某曾发生劳动争议纠纷,期间公司以报纸公告方式向张某送达辞退通知,辞退事由为严重违反公司多项管理规定,张某认为该公告内容与事实不符,名誉权受到侵害,遂另案诉至法院。法院经审理认为,公司报纸公告的辞退事由与双方协商解除的事实不符,已产生向全社会通告张某严重违反规章制度的效果;最终法院判令公司在指定报纸头版刊登赔礼道歉声明,并赔偿张某精神损害抚慰金5万元。

在陈某诉某电气公司名誉权纠纷案中[(2018)苏01民终7733号],因公司在离职证明中特别备注了双方劳动关系解除原因及陈某工作态度等情况的负面表述,陈某就此提起名誉权侵权诉讼。法院经审理认为,公司在出具离职证明时,未能严格按照法律法规的规定办理,显然不当。但公司发出离职证明是采取邮寄送达,并未向不特定的第三人或社会公众散布,且陈某亦未举证证实其因公司出具的离职证明,导致公众对其社会评价降低的损害事实。最终法院没有支持陈某名誉权侵权的主张。但是我们认为,若陈某可以充分举证在使用离职证明后,确实导致第三方对其社会评价降低并拒绝录用的,公司在本案中也很可能面临败诉的风险。


5.   可能引发平等就业权纠纷

正如北京市人力社保局对典型案例七的评述“如果允许离职证明中包含不利于劳动者的相关事项,显然不利于营造公平无歧视的就业环境。”鉴于2018年底我国民事案件案由中新增加了“平等就业权纠纷”案由,若用人单位恣意在离职证明中作出不利于劳动者相关事项的描述,且涉及到法律禁止的就业歧视内容的,对劳动者再就业造成影响的,原用人单位和拒绝录用劳动者的其他用人单位都有可能面临平等就业权纠纷,劳动者有权要求用人单位赔偿因此导致的经济损失乃至精神损失。




附:法律规定


《劳动合同法》第50条,用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。


《劳动合同法实施条例》第24条,用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明,应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。


《劳动部关于实行劳动合同制度若干问题的通知》第15条,在劳动者履行了有关义务终止、解除劳动合同时,用人单位应当出具终止、解除劳动合同证明书,作为该劳动者按规定享受失业保险待遇和失业登记、求职登记的凭证。证明书应写明劳动合同期限、终止或解除的日期、所担任的工作。如果劳动者要求,用人单位可在证明中客观地说明解除劳动合同的原因。


《失业保险条例》第14条,具备下列条件的失业人员,可以领取失业保险金:(一)按照规定参加失业保险,所在单位和本人已按照规定履行缴费义务满1年的;(二)非因本人意愿中断就业的;(三)已办理失业登记,并有求职要求的。


《失业保险金申领发放办法》第4条,失业人员符合《条例》第14条规定条件的,可以申请领取失业保险金,享受其他失业保险待遇。其中,非因本人意愿中断就业的是指下列人员:(一)终止劳动合同的;(二)被用人单位解除劳动合同的;(三)被用人单位开除、除名和辞退的;(四)根据《中华人民共和国劳动法》第三十二条第二、三项与用人单位解除劳动合同的;(五)法律、行政法规另有规定的。


《劳动法》第32条,有下列情形之一的,劳动者可以随时通知用人单位解除劳动合同:(二)用人单位以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫劳动的;(三)用人单位未按照劳动合同约定支付劳动报酬或者提供劳动条件的。


《深圳经济特区和谐劳动关系促进条例》第58条,劳动争议仲裁和诉讼案件,劳动者胜诉的,劳动者支付的律师代理费用可以由用人单位承担,但是最高不超过五千元;超过五千元的部分,由劳动者承担。


《最高人民法院关于审理名誉权案件若干问题的解答》七、问:侵害名誉权责任应如何认定?答:是否构成侵害名誉权的责任,应当根据受害人确有名誉被损害的事实、行为人行为违法、违法行为与损害后果之间有因果关系、行为人主观上有过错来认定。以书面或者口头形式侮辱或者诽谤他人,损害他人名誉的,应认定为侵害他人名誉权。对未经他人同意,擅自公布他人的隐私材料或者以书面、口头形式宣扬他人隐私,致他人名誉受到损害的,按照侵害他人名誉权处理。


《最高人民法院关于审理名誉权案件若干问题的解释》四、问:国家机关、社会团体、企事业单位等部门依职权对其管理的人员作出的结论引起的名誉权纠纷,人民法院是否受理?答:国家机关、社会团体、企事业单位等部门对其管理的人员作出的结论或者处理决定,当事人以其侵害名誉权向人民法院提起诉讼的,人民法院不予受理。

来源:劳动法阵地

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